Odunpazarı Dijital Arşiv Kompleksi’ni tanıttı

Odunpazarı Belediye Başkanı Av. Kazım Kurt, 75. Yıl Mahallesi’nde yer alan Dijital Arşiv Kompleksini gazetecilere tanıttı.

Odunpazarı Belediyesine ait olan ve belediyenin bodrum katında; çuvalların içince saklanan belgeler artık 75. Yıl Mahallesi’nde yer alan Odunpazarı Belediyesi Dijital Arşiv Kompleksi’nde muhafaza ediliyor. Yaklaşık 2 bin m2 alan üzerine inşa edilen modern Arşiv Binası’nda, Odunpazarı Belediyesi’nin tüm resmi dökümanları yer alıyor. Tüm müdürlüklerin arşivleri bu modern Arşiv Binası’nda toplanırken, Arşiv Binası’nda saklanan belgeler, günlerce süren çalışmalarla listelendi. Listelenen belgeler ise özel yapım raylı dolaplara yerleştirildi. Odunpazarı Belediyesi diğer taraftan da arşivdeki tüm belgelerin elektronik ortama alınması için çalışmalarına devam ediyor. Arşiv Binası’nda görevli işinin ehli personeller; istenilen belgeleri anında bulup, görevlilere teslim edilebiliyor.

Odunpazarı Belediye Başkanı Av. Kazım Kurt, gazetecilere Odunpazarı Belediyesi Dijital Arşiv Kompleksi’ni gezdirdi. Odunpazarı Belediye Başkan Yardımcıları, daire müdürlerinin de bulunduğu gezide gazetecilere dokümanların saklandığı raylı dolaplardan, dijital arşiv sistemine kadar her şey anlatıldı.

MEVCUT HALİ İLE 120 BİN KLASÖR ALABİLİYOR
Gazetecilere bilgi veren Arşiv Sorumlusu Aylin Tekin, “1994 yılından beri hizmet veren Odunpazarı Belediyesi’nin yaklaşık olarak 24 yıllık evrakını, birimlerin çeşitli yerlere bulunan
depolarından kurtararak yeni bir arşiv binası oluşturduk. Arşiv binamız 2 bin metre kare kapalı alana sahip olup, mevcut hali ile 120 bin klasör alabiliyor. Yıllar sonra tamamen dolapla dolduğunda 240 bin adet klasör alma kapasitesine sahip. Fiziksel arşivi oluşturduk ama hedefimiz dijital bir arşiv oluşturmak. Bu dijital arşivi biz tamamen kendi imkanlarımız ile çok düşük maliyetlerle arşivimizi oluşturduk. Bir yazılım sistemimiz var. Arşivimiz dijitalleştikçe yazılım sistemimize evraklar işlenecek ve belediye personeli hiçbir sıkıntı yaşamadan istediği evrakı anında bulabilecek. Biz bu yazılımı sıfır maliyetle, tamamen belediyenin kendi personeli ile bu yazılımı oluşturduk. 75. yıl Mahallesi’nde bulunan arşiv binamızdan, 8 km ötedeki belediyemize kablosuz ağ ile bağlanıyoruz. Burada yapılan bütün çalışmalar anında belediyeye yansıyor. Her türlü gelişime, isteklere ve yeniliğe açık yazılım sistemimiz var” dedi.

TÜM BELEDİYELERE ÖRNEK OLSUN
Odunpazarı Belediyesi’nin yıllardır süren arşiv sorunu olduğunu belirten Odunpazarı Belediye Başkanı Av. Kazım Kurt, “Yılların sorunu olan arşiv sorununu bu bina ile çözdük. Arkadaşlarımızın hesaplarına göre; 20 yıllık süreci rahatlıkla götürebilecek bir bina oluşturduk. Temel amacımız, her şeyin kayıt altına alınmasını sağlamak ve daha sonra da bunu arayınca bulmak. Zaman zaman geçmişte, fotoğraflarda gördüğünü gibi çok zor şartlarda çalışan arşiv görevlisi arkadaşlarımızın, sıkıntılar çektiğini biliyoruz. O sıkıntılar içinde de pek çok evrakın bulunamadığı da biliyoruz. Arşivde çalışanlar çok zor şartlarda çalışıyordu. Aranan birçok dosyanın bulunamadığı için sorunlar yaşanıyordu. Bütün dosyaların taranma işlemleri başladı, birkaç müdürlüğün dosyaları arşivlendi. Yılsonuna kadar da tüm belediyenin arşivi dijital ortama aktarılacak. Amacımız derli toplu bir belediye yaratmak. Bu işi kısa sürede bitiren arkadaşlarıma teşekkür ediyorum. Ayrı ayrı kutluyorum. Ciddi bir çalışma ile bitirdiler. Artık arşivde çalışmak sürgün yeri olmaktan çıktı. Arşivde çalışmak rahat bir ortam haline gelecek. Sanırım pek çok arkadaş da burada çalışmak için uğraşacak. Burası Eskişehir’de yararlı hizmetler yapacak. Umarım, tüm belediyelere örnek olur. Türkiye’de böyle bir nitelikte arşivin olmadığını söylediler, belediyeler bu konuda da farkındalık yaratırsa daha yararlı sonuçlar elde eder” diye konuştu.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir